Van losse taken naar een duidelijke bedrijfsworkflow

Veel kleine bedrijven beginnen zonder uitgebreide processen. Dat is logisch. Wanneer je alleen werkt of een klein team hebt, kun je veel informatie onthouden en problemen oplossen zodra ze ontstaan.

Maar naarmate het aantal klanten en projecten groeit, wordt die manier van werken steeds moeilijker.

Taken worden vergeten, informatie staat op verschillende plekken en dezelfde werkzaamheden worden iedere keer op een andere manier uitgevoerd. Een eenvoudige workflow kan dan veel duidelijkheid creëren.

Een workflow beschrijft in feite wat er moet gebeuren, wanneer het moet gebeuren en wat de volgende stap is.

Neem klantonboarding als voorbeeld. Zonder vaste workflow kan iedere nieuwe klant anders worden behandeld. Bij de ene klant stuur je direct documenten, bij een andere vergeet je bepaalde informatie op te vragen en bij een derde ontstaat onduidelijkheid over de planning.

Een vaste onboardingworkflow kan bijvoorbeeld beginnen bij het bevestigen van de samenwerking, gevolgd door het verzamelen van klantinformatie, het versturen van relevante documenten, het vastleggen van de planning en het starten van het project.

Hetzelfde principe kan worden toegepast op facturatie, contentplanning en interne overdrachten.

Het voordeel is voorspelbaarheid. Je hoeft niet telkens opnieuw na te denken over de volgende stap. Daardoor wordt het makkelijker om werkzaamheden consistent uit te voeren.

Structr ontwikkelt workflow-frameworks rond onder andere klantonboarding, factuur- en betalingsregistratie, contentplanning en teamoverdracht. Elk framework is bedoeld om een praktisch bedrijfsproces overzichtelijker te maken